Greselile sunt o realitate si in viata de business si in cea personala. Este modul prin care invatam si ne dezvoltam. Totusi unele greseli costa foarte mult si la final am fi preferat sa nu le facem. Urmand pasii din randurile urmatoare se va evita efectuarea de greseli din domeniul organizarii de evenimente business despre care se stie ca vin cu costuri mari.
- A incepe prea tarziu
Amanarea este un lucru pe care il facem constant in orice aspect al vietii noastre. In lumea business aceasta minuscula greseala poate avea repercusiuni de neimaginat. A incepe prea tarziu organizarea unui eveniment business poate duce la un rezultat pe jumate construit sau la anularea evenimentului in sine. Ce poate fi mai grav decat atat? Clientul va fi nemultumit si poate nici nu va mai plati, dar va duce si vestea mai departe. Neprofesionalismul va fi eticheta care iti va fi pusa si nimeni nu va mai veni sa te angajeze.
- A nu verifica evenimentele competitoare
Data la care vei programa tu un eveniment poate coincide cu data organizarii unui alt eveniment. Daca nu verifici inainte s-ar putea sa pierzi o buna parte din participanti in detrimentul celuilalt brand. Este de preferat sa gasesti o data in care sa nu se desfasoare evenimentele din domeniul tau pentru a capta cat mai multi participanti, speakeri, colaboratori.
- A nu confirma intelegerea cu furnizorii
Cea mai sigura cale prin care te poti asigura ca furnizorii isi vor respecta totalitatea indatoririlor stabilite de comun acord este contractul semnat negru pe alb pentru organizarea de evenimente business. Prin acest mod il poti trage la raspundere daca nu face ce a promis sau ii poti reaminti ce trebuie sa faca. Daca este posibil confirma de doua ori cu fiecare furnizor in parte pentru a te asigura ca totul va merge conform planului: o data la semnarea contractului si inca o data inainte de desfasurarea evenimentului. Pe de o parte tu te asiguri ca iti vei primi serviciile, dar si furnizorii se asigura ca vor fi platit conform intelegerii verbale. Furnizorii pot pierde contractul trimis pentru organizarea de eveniment business prin maldarul de hartii, cel mai bine este sa suni si sa confirmi sau chiar sa te intalnesti pentru a discuta ultimele detalii.
- A nu avea un plan de rezerva
Existenta unui plan de rezerva este un lucru absolut normal intr-o lume in care neprevazutul poate avea loc si lucrurile se schimba de la o zi la alta. Este esential mai ales cand vine vorba de evenimentele tinute in aer liber pentru ca vremea este imprevizibila si poate strica planurile organizatorilor cu o simpla ploaie, sa nu vorbim de alte fenomene mai grave. Trebuie sa ai un plan de a rezolva situatia si a pastra participantii chiar si cu posibilitatea de a muta evenimentul inauntru.
Un event planner de succes trebuie sa se gandeasca la toate de la caderile de curent la blocarea parcarii. Trebuie sa aiba solutii pentru ca toata lumea sa fie multumita. De asemenea, daca exista rezervari la hotel este bine sa se tina cateva camere de rezerva.
- A nu angaja destui oameni pentru organizarea unui eveniment business
Un event planner care este obsedat de control nu va delega destule sarcini si nu va angaja destui oameni pentru ca va considera ca le poate face pe toate singur. Este una dintre cele mai comune greseli pe care le poate face. Cand nu exista oameni destui problemele se tin lant, oamenii devin nervosi si toate se sparg in capul organizatorului care va regreta ca nu a angajat mai multi oameni. Cateodata este bine sa se tina si cativa oameni de rezerva. Nu se stie ce se poate intampla si cateva maini in plus nu strica.